Warum Recruiting zu spät beginnt

Fragen Sie eine Personalabteilung, wann ein Recruiting-Prozess beginnt, lautet die Antwort fast immer: mit der Stellenanzeige. Sobald die Vakanz freigegeben ist, wird ausgeschrieben, gesucht, gesichtet. Der Prozess startet sichtbar, also gilt das als sein Anfang.

Das ist der Denkfehler. Wenn die Anzeige steht, sind die wichtigsten Entscheidungen längst gefallen, nur eben unausgesprochen. Wer sucht, hat ein Bild der Rolle im Kopf. Drei Beteiligte haben drei verschiedene Bilder. Niemand hat sie abgeglichen. Die Suche beginnt also nicht bei null, sondern auf einem ungeklärten Fundament, das niemand geprüft hat.

Pre-Recruiting verschiebt den Anfang um eine Phase nach vorne. Bevor gesucht wird, wird die Rolle gebaut: Wozu gibt es sie? An welchem einen Engpass kippt sie, wenn sie falsch besetzt wird? Woran zeigt sich nach zwei Jahren, ob die Besetzung getragen hat? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, ist klar, wonach überhaupt gesucht wird.

Der Unterschied klingt klein und ist groß. Eine Anzeige, die aus einer geklärten Rolle entsteht, beschreibt nicht eine Wunschliste, sondern eine Aufgabe. Kandidat:innen erkennen früh, ob sie passen. Die Auswahl läuft entlang der Anforderungen, nicht entlang des Bauchgefühls. Und die Personen, die später über die Einstellung urteilen, urteilen über dasselbe Bild, nicht über drei.

Warum passiert das so selten? Weil die Phase davor keinen Namen hat. Was keinen Namen trägt, hat keinen festen Platz im Prozess. Es wird unter Zeitdruck als Erstes weggelassen, weil es niemandem auffällt, dass etwas fehlt. Eine Stelle wird ausgeschrieben, die Phase davor wird übersprungen, und das Ergebnis nennt man später ein Suchproblem.

Ein Name ändert das. Pre-Recruiting macht aus einem stillen Vorlauf eine Disziplin mit Anfang, Ende und Ergebnis. Man kann sie einplanen, einfordern und prüfen. Recruiting beginnt dann nicht mehr mit der Anzeige, sondern dort, wo es immer hätte beginnen sollen: bei der Rolle.

Michael von Hirschfeld, Pre-Recruiting Pionier